Patrick Laenen

Ik hoor het steeds meer en lees het steeds vaker. Na zaakgericht werken is nu informatiegestuurd dé term die nog betere prestaties van de organisatie belooft. Overigens op de voet gevolgd door data-gedreven, maar dat is zo’n bijzondere term dat ik die voor een ander moment bewaar.

De verhoogde aandacht voor informatiegestuurd werken is aan de ene kant bijzonder. Want waarom opeens die hogere aandacht: informatie wordt al sinds jaar en dag gebruikt om ons werken te sturen! Het inkoopproces van papier wordt gestart op basis van informatie over de voorraad ervan, het vergunningsproces begint op basis van informatie uit de aanvraag ervoor en boetes worden opgelegd op basis van informatie over niet-naleving van de regels. Zonder informatie was er geen sturen en zal er geen sturing zijn.

Objectieve en subjective driver

De verhoogde aandacht voor informatiegestuurd werken is wel weer begrijpelijk vanuit een andere invalshoek. Informatie wordt als ‘objectieve driver’ gezien en daarmee als tegenhanger van de ‘subjectieve driver’ waar men dan vaak de mens mee bedoelt. Met een subjectieve driver (persoonsgestuurd werken?) is het bijvoorbeeld het onderbuikgevoel van de inkoopmanager die bepaalt wanneer nieuw papier wordt ingekocht, de persoonlijke mening van een medewerker die ervoor kiest om een vergunning te verlenen, een groep beleidmedewerkers die op basis van een gezamenlijk beeld het bestemmingsplan bedenken, of de persoonlijke situatie die bepalend is voor het opleggen van de boete in geval van niet naleving van de regels. Informatiegestuurd c.q. objectiever werken – mits goed toegepast – kan bijdragen aan een meer gelijkwaardiger speelveld en een hogere transparantie van uitgevoerd werk. Aangezien we steeds meer informatie hebben en organisaties steeds informatie-intensiever worden, ligt het in de lijn der verwachting dat we op die informatie gaan sturen.

Kwaliteit van informatie borgen

Ik ben een enorme voorstander van informatiegestuurd werken. Als een organisatie het nog niet deed, dan wordt het hoog tijd om het te gaan doen! Maar alleen als die aandacht voor informatiegestuurd werken gecombineerd wordt met een even grote, zo niet nog grotere, aandacht voor informatiekwaliteit. Immers als we sturen op informatie, dan moet die informatie wel van hoge kwaliteit zijn! Als de informatie over de papiervoorraad niet juist is dan is óf het magazijn leeg, óf er is geen plek meer om het nieuw gekochte papier op te slaan. Dus já zeggen tegen informatiegestuurd werken, is per definitie ook já zeggen tegen het structureel borgen van de kwaliteit van informatie. Dat vraagt om aandacht op de drie volgende gebieden:

  • Infologie
    Op (info)logisch vlak moet de informatiegestuurde organisatie een integrale kijk hebben op de informatiebasis in relatie tot de bedrijfsprocessen waarin die informatie gebruikt en beheerd wordt. Dit alles ongeacht vorm, structuur en technische opslag van die informatie. Kenners herkennen de kenmerken van de informatie-architectuur.
  • Technologie
    Op technologisch vlak moet de integrale beschikbaarheid van informatie binnen handbereik zijn; technisch zijn er diverse oplossingen om data en documenten onderling en met elkaar te verbinden, qua kwaliteit op te waarderen en aan te bieden als grondstof voor het vormen van informatie. Sterker nog, de relatief nieuwe tech-stroming om alle data en documenten in één groot ‘data lake’ te stoppen, sluit daar goed op aan. Een ‘data lake’ is eigenlijk de technologische inkleuring van het ooit in de collegebanken geleerde logische concept van de ‘common pool of information’.
  • Organisatie
    Zolang we organisaties blijven structureren en besturen langs functionele lijnen zullen verantwoordelijkheden en belangen ervoor zorgen dat processen en systemen functionele kokers opereren en informatie en data in silo’s zijn opgeslagen. Immers – en dat weten we al wat langer – het hebben van goede geautomatiseerde ondersteuning en kwalitatief hoogwaardige informatie is cruciaal voor het excelleren van de organisatie als geheel en een functionele onderdeel van die organisatie. De verantwoordelijke voor een koker zal dus niet geneigd zijn om de ‘control’ over de voor zijn succes cruciale instrumenten uit handen te geven. En doet hij dat wel, dan is een eventueel falen uiteraard daaraan te wijten. (“Tsja, de systemen lager er steeds uit, de informatie klopt niet, dat is allemaal de schuld van de IT-afdeling!”). De historisch gegroeide verkokering tussen data en documenten is er een die van mij als eerste omver gehaald mag worden.

Kortom, informatiegestuurd werken past bij de moderne organisatie. Maar dat brengt ook de verantwoordelijkheid voor borging van informatiekwaliteit met zich mee. De daarbij noodzakelijke investering in infologie, technologie en organisatie mag niet lichtvaardig worden opgevat.

Wilt u met Patrick Laenen van gedachten wisselen over informatiegestuurd werken binnen uw organisatie? Neem contact met ons op.

Deze blog van Patrick Laenen is ook gepubliceerd op de website van de Erasmus Academie in het kader van opleiding Integraal Data en Document Management. Patrick is als Academic Director aan deze opleiding verbonden.